Gestione documentale e progettazione

Come è ben noto a tutti, la burocrazia italiana è sicuramente considerabile come una delle più complesse al mondo. Sia privati cittadini che aziende devono infatti produrre e conservare per tempi lunghissimi quantità imponenti, spesso del tutto ingiustificatamente, di documenti di ogni tipo, dichiarazioni, atti, attestati etc. etc., tutti documenti che devono rimanere a disposizione delle eventuali richieste da parte delle varie amministrazioni.

Si tratta di una massa di carta che non risparmia nessuno, dal privato cittadino alla più grande delle aziende passando per tutte le fascie intermedie, e per la gestione della quale si vanno spesso a spendere cifre enormi senza poi poter ricavare nessun genere di valore aggiunto dalla gestione di questa enorme massa di informazioni.

La gestione documentale può essere di due tipi: sostitutiva oppure conservativa. Purtroppo la stessa complessità della burocrazia italiana, che genera questo gran numero di documenti, diventa un impedimento neppure troppo leggero alla sostituzione degli archivi cartacei con quelli elettronici e digitali, motivo per cui, specie in ambito fiscale e legale, la gestione documentale molto spesso non può sostituire definitivamente il documento cartaceo archiviato.

Fanno eccezione redazioni di testate, biblioteche e altre attività legate all’editoria dove la copia cartacea non risulta di obbligo legale e dove può quindi essere sostituita appunto da un’archiviazione documentale elettronica

E’ però vero che una gestione documentale conservativa è comunque in grado di generare un notevole valore aggiunto, specialmente se si parla di recupero veloce delle informazioni.
E’ il caso ad esempio di alcune amministrazioni anagrafiche comunali come quella di Milano, ad esempio dove il documento originale viene rilasciato in copia autenticata, anche se riprodotto elettronicamente, ma anche per fare un altro esempio di agenzie legali e investigative, in cui l’archiviazione documentale permette, se eseguita correttamente, di recuperare rapidamente intere pratiche a video e di eseguire ricerche incrociate, con gli evidenti quanto innegabili vantaggi.

Ovviamente qualunque vantaggio derivante da un’archiviazione documentale parte innanzitutto da una codifica efficiente ma soprattutto costante.

Volendo usare questo genere di archiviazione è infatti essenziale non solo convertire l’intero archivio presente, qualunque ne sia l’estensione, ma anche mantenere costante la pratica di archiviazione documentale indicizzate nel tempo, per essere sicuri che tutte le informazioni disponibili siano state correttamenten archiviate e sian quindi a disposizione dell’indagine elettronica.

Per questo motivo, una gestione documentale anche conservativa richiede comunque sempre uno sforzo iniziale che è bene non solo prevedere, ma anche commisurare correttamente alle effettive esigenze del servizio che si va ad implementare.